VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI SZABÁLYZAT

I. Általános rendelkezések

1. HeziHold Kft. (a továbbiakban: „HH") a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (a továbbiakban: Panasztv.) 13.§ – 16 §-a alapján visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hozott létre.

2. A jelen Szabályzat tartalmazza a HH bejelentési rendszere működésére vonatkozó szabályokat, előírásokat és irányelveket.

3. A bejelentési rendszerbe az alábbi, bejelentésre jogosultak tehetnek bejelentést (a továbbiakban: bejelentő):

• aktív és korábbi foglalkoztatott, valamint kiválasztás alatt álló jelölt;
• HH-val szerződéses kapcsolatban álló egyéni vállalkozó és egyéni cég;
• tulajdonos, ügyvezető aktív és korábbi, valamint kiválasztás alatt álló tagja;
• aktív és korábbi, valamint kiválasztás alatt álló gyakornok;
• aktív és korábbi, valamint kiválasztás alatt álló szerződéses partner (vállalkozó, alvállalkozó).

4. A bejelentő eljárhat meghatalmazott útján is. Amennyiben meghatalmazott útján jár el, a meghatalmazást közokiratba vagy teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni.

5. A bejelentési rendszer kialakítására olyan módon került sor, hogy a nem névtelen bejelentő személyét a bejelentést kivizsgáló(k)on kívül más nem ismerheti meg.

A bejelentést vizsgáló(k) a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a HH egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem.

6. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatjuk a rá vonatkozó bejelentésről, a személyes adatai védelmére és kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítjuk, hogy a bejelentésben érintett a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

7. Felhívjuk a bejelentő figyelmét, hogy a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentést a HH nem vizsgálja.

8. Jelen Szabályzat alkalmazása során:

8.1. a panasz olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A panasz javaslatot is tartalmazhat.

8.2. a közérdekű bejelentés olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.

8.3. a jóhiszeműen tett bejelentés: olyan magatartás, amely a másik fél jogát, jogos érdekét nem sérti. A jóhiszeműség és tisztesség követelményét sérti az is, akinek joggyakorlása szemben áll olyan korábbi magatartásával, amelyben a másik fél okkal bízhatott. Jelen Szabályzat alkalmazása szempontjából a panasz és közérdekű bejelentés a továbbiakban együtt: „bejelentés".

8.4. bejelentéssel érintett személy az a személy:

• akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy
• aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

8.5. A HH a bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait a bejelentés vizsgálata céljából kezelheti, illetve a bejelentés vizsgálatában esetlegesen közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja a bejelentő beleegyezésével.

II. A bejelentés módjai

A HH írásbeli bejelentéseket fogad be a HH Etikai vezetőjének címezve:

• elektronikus levélben: zoltan.herczeg@hezihold.hu
• postai úton (Herczeg Zoltán HeziHold Kft., 1135 Budapest, Petneházy u.55.1/11.) tértivevényes küldeménnyel

1. A bejelentőnek a bejelentés megtételével egyidejűleg nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

2. A bejelentő figyelmét ezennel felhívjuk a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés vizsgálatára irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeljük.

III. A bejelentés vizsgálatának általános szabályai

1. A bejelentést a HH köteles kivizsgálni. A bejelentés vizsgálatára annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre. Ettől a határidőtől csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett térhetünk el. A vizsgálat időtartama ebben az esetben sem haladhatja meg a 3 hónapot.

2. A vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatjuk. A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, vagy a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után megtett bejelentés vizsgálata mellőzhető. Ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban, a HH a bejelentés vizsgálatát mellőzheti.

3. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor értesítjük a HH ügyvezetőjét és a HH tulajdonosait, valamint intézkedünk a feljelentés megtételéről.

4. Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a HH által meghatározott magatartási szabályokat, értesítjük a HH ügyvezetőjét, aki a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.

5. Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül töröljük.

6. Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a bejelentésre vonatkozó adatokat a HH legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezelheti.

IV. Az írásbeli bejelentés vizsgálata

1. Az írásbeli bejelentéssel kapcsolatos, indokolással ellátott álláspontot a bejelentés közlését követő 30 naptári napon belül, vagy legkésőbb a III/1-ben meghatározott határidőn belül megküldjük a bejelentőnek.

2. A bejelentés alapján – ha az bizonyítottnak bizonyul a vizsgálat során– gondoskodunk:

• a jogszerű vagy a közérdeknek megfelelő állapot helyreállításáról, illetve az egyébként szükséges intézkedések megtételéről,
• a feltárt hibák okainak megszüntetéséről,
• az okozott sérelem orvoslásáról és
• indokolt esetben a felelősségre vonás kezdeményezéséről.

3. A bejelentő védelme érdekében gondoskodunk arról, hogy a bejelentőt nem érheti hátrány a bejelentés megtétele miatt.

4. A bejelentő személyes adatait csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adjuk át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy ha az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. A bejelentő személyes adatait az ő egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozzuk nyilvánosságra.

5. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és

• ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére átadjuk,
• valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére átadjuk.

V. A bejelentéssel kapcsolatos adatkezelés szabályai

1. A bejelentés során a következő adatokat, információkat kérjük a bejelentőtől és/vagy a bejelentésben érintett személytől:

• neve;
• lakcíme, levelezési címe;
• ha jogi személy a bejelentő, akkor a székhely címe és törvényes képviselője neve;
• telefonszáma;
• értesítés módja;
• bejelentés leírása, oka;
• a bejelentés alátámasztásához szükséges, a bejelentő birtokában lévő olyan dokumentumok másolata és/ vagy elektronikus verziója;
• meghatalmazott útján eljáró bejelentő esetében érvényes meghatalmazás;
• a bejelentés kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat, információ.

2. A bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait a HH Adatkezelési szabályzata rendelkezéseinek megfelelően kezeljük.

VI. A bejelentés kezeléséhez fűződő tájékoztatási kötelezettség

1. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatjuk a rá vonatkozó bejelentés további kezeléséről, valamint a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.

2. A bejelentés elutasítása vagy a bejelentés vizsgálatára előírt Panasztv-ben meghatározott 30 naptári napos válaszadási határidő (illetve a III/1-ben meghatározott határidőn) eredménytelen eltelte esetén a bejelentő bírósághoz fordulhat.

VII. A bejelentés nyilvántartása

A bejelentésekről, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló intézkedésekről a HH Etikai vezetője nyilvántartást vezet. A nyilvántartás csak és kizárólag számára, és a vizsgálatban részt vevő(k) számára elérhető hálózati mappában, elektronikus formában tárolt. A naprakész nyilvántartásból minden bejelentés aktuális státusza pontosan nyomon követhető, mivel az a következő információkat tartalmazza:

• bejelentés kézhez vételének időpontját;
• bejelentés leírását;
• bejelentés tárgyát képező esemény vagy tény leírását;
• vizsgálat kezdetének dátumát;
• bejelentő értesítésének dátumát;
• vizsgálat várható befejezésének dátumát
• a bejelentés rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását,
• a vizsgálat lezárásának dátumát;
• vizsgálat eredményét, illetve elutasítás esetén annak indokát,
• a bejelentésre adott válasz elküldésének dátumát ( email vagy postára adás)

A bejelentési nyilvántartásból haladéktalanul töröljük a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasztv. szerint nem kezelhető adatokat.