Hogyan Kerülhetjük El a Bérszámfejtési Hibákat?
- Teljeskörű Bérszámfejtési Inputok: Ellenőrizzük és frissítsük rendszeresen a munkavállalói nyilvántartásokat, hogy elkerüljük a helytelen bérkifizetéseket és az adózási hibákat.
- Bérszámfejtői Odafigyelés: Fordítsunk kiemelt figyelmet az adatrögzítésre, , hogy minimalizáljuk az elütéseket és a hibákat.
- Ütemterv Bevezetése: Alkalmazzunk szigorú ütemtervet (calendar), amely tartalmazza a teendőket, határidőket és felelősöket a bérszámfejtési folyamat során.
- Bértábla Tervezet: Nyújtsunk részletes bértábla tervezetet az ügyfeleknek, amely lehetővé teszi számukra az ellenőrzéseket és visszajelzéseket, mielőtt véglegesítjük a bérszámfejtést.
- Ne hanyagoljuk el ezeket a lépéseket, mert bármilyen kis hiba később problémákat okozhat és a korrekció jelentős időnket és energiánkat emésztheti fel.
A Bérszámfejtési Hibák Gyakorisága
Munkánk során számos bérszámfejtési hibával találkoztunk már, szerencsére ezek nagy része odafigyeléssel megelőzhető. Vegyünk pár példát végig, milyen bérszámfejtési problémát okozhatnak ezek a hibák.
Bekezdés 2: A Bérszámfejtési Inputok Teljeskörűségének Fontossága (H2)
Ügyfél oldali hibaként megemlíthetjük a nem teljeskörű bérszámfejtési inputokat, amelyek helytelen bérkifizetéseket okozhatnak. Ezek döntően a munkavállalói nyilvántartások hiányából adódnak, vagy annak nem naprakészen tartásából. Például egy béremelésről nem értesülünk időben, vagy a távolléteket nem pontosan vezetik, bankszámlaszám változás nem jutott el hozzánk. A helytelen bérkifizetésekkel természetesen a számított adók és járulékok is helytelenek lesznek. Jól megtanultuk, hogy az utólagos korrekció, bevallás önellenőrzése időigényes és macerás.
A Bérszámfejtői Odafigyelés Szerepe
Bérszámfejtői hibaként megemlíthető az adatrögzítési hiba (elütés), amely kézi rögzítésnél nagy eséllyel fordul elő.
A Határidők Nyomása és Az Ellenőrzés Fontossága
A számfejtés folyamata odafigyelést igényel, és a hó eleje mindig stresszes, hiszen a cégek zöme hó elején szeretné megkapni a bérszámfejtését. így előfordulhat, hogy a bérszámfejtőnek már "nincs ideje" az ellenőrzésre a szoros határidők miatt, ami természetesen nem elfogadható válasz az Ügyfélnek, és nem is túl megnyugtató. Nagyon fontos a listák ellenőrizhetősége az ügyfél számára is.
Hogy tudjuk ezeket a bérszámfejtési hibákat megelőzni?
Erre egy egyszerű megoldás létezik - bérszámfejtési ütemtervet ( calendar) kell bevezetni és a felekkel betartatni, amely részletesen tartalmazza a teendőket, határidőket, felelősöket. Érdemes egy részletes bértábla tervezetet adni az ügyfélnek, amelyet át tud nézni, ellenőrzéseket tud futtatni, és a visszajelzések alapján lehet véglegesíteni a bérszámfejtést. Nem érdemes ezeket a lépéseket kispórolni, mert később nagyobb fejfájást okoznak.