Miért fontos a pontos és megbízható könyvelés?
Egy cég bevételeinek és költségeinek nyomon követése nagyon fontos feladat, hiszen ezen adatok alapján lehet stratégiai döntéseket hozni:
- összhangban van-e a cég eredménye a tervekkel (forecast/budget), vagy esetleg
- korrekciókra van-e szükség ( új értékesítési stratégia, költségcsökkentések, folyamat optimalizálás, átszervezés).
A nem pontos könyvelési információk alapján sajnos olyan rossz döntéseket lehet hozni, amely a cég életére negatív kihatással lehetnek. A nem pontos nyilvántartásokat a könyvelési hibákból erednek. A könyvelési hibákat több minden okozhatja, nagy többségük azonban odafigyeléssel elkerülhető, vagy minimalizálható.
Mit tehet az ügyfél?
Először is a dokumentációk pontos vezetése nagyon fontos. Nem azért kér a könyvelő valamilyen papírt, mert nincs jobb dolga, hanem mert az tényleg szükséges egy tranzakció helyes és jogszabályoknak megfelelő könyveléséhez. Hiányos vagy részleges dokumentumok alapján nem lesz pontos a könyvelés. Tapasztalat az, hogy utólag mindent sokkal nehezebb, időigényesebb beszerezni/javíttatni.
„Azt például csak a cég tudja nyomon követni, hogy egy adott megrendelés, amelyre előleg lett kifizetve teljesült-e, ezt a könyvelő nem fogja magától tudni, de az áfabevallás előtti ellenőrzésnél kiderülhet, hogy nem lett a végszámla kiállítva.”
Egy közkedvelt témát ki is emelnénk, a Kiküldetéseket (konferenciák, utazások, szállások)- a kiküldetési rendelvény mondja meg a könyvelőnek azt, hogy ki utazott, és miért és az a vállalkozás érdekeit szolgálta, avagy sem. A cégvezető repülőjegye és szállása egy madridi szakmai konferenciára a vállalkozás érdekében felmerült és elszámolható költség, feleségének a repjegye amelyet szintén a céges kártyával vettek meg, az bizony már nem az.
Könyvelői oldalon a hiányos rögzítést tudjuk kiemelni, amikor valami 'kimarad', illetve a nem proaktív hozzáállást, amely döntően a nem-kérdezést jelenti. Ha nincs meg a cég és könyvelője között az interaktív, konstruktív és folyamatos kommunikáció, akkor nehézkes lesz a közös munka.
Hogyan kerüljük el a könyvelési hibákat?
- Könyvelési hibák és következmények
- A pontos könyvelés fontossága a stratégiai döntések és a cég eredményeinek megfelelő elemzéséhez.
- A nem pontos könyvelési információk potenciális negatív hatásai a vállalatra.
- Dokumentáció és adatok pontos vezetése a könyvelési pontosság érdekében.
- A könyvelővel való szoros együttműködés és proaktív kommunikáció fontossága a hibák minimalizálásában.
- Könyvelési gyakorlat és optimális munkavégzés
- A kiküldetések, tranzakciók és egyéb adatok helyes rögzítésének fontossága a pontos könyvelés érdekében.
- Az interaktív és konstruktív kapcsolat kialakítása a cégvezető és a könyvelő között a hatékony könyvelési gyakorlatért.