Mi az az operatív átvilágítás?
Ha felmerül az a kétség, hogy vállalkozása nem biztos, hogy a megfelelő hatékonysággal termel, vagy úgy érzi, hogy szükséges lenne egy szervezeti változás, vagy a meglévő folyamatokkal kapcsolatban van kétsége, akkor érdemes megvizsgálni a jelenlegi működési folyamatokat. Ez a kiinduló állapot (' as is').
Hogyan történik az operatív átvilágítás?
Az átvilágítás lényege, hogy a céltársaság dedikált döntéshozójával/ vezetőjével együttműködve megtaláljuk a folyamatokban a javítási, optimalizálási lehetőségeket. Az üzleti folyamatok átalakítása lehet radikális, részleges, és fokozatos is.
Nagyon fontos a változás iránti elköteleződés, mert sok esetben a változás 'fájdalommal is jár' a kollegák számára:
- "ezt nem lehet így",
- "nincs időnk betanulni/átállni",
- "ezt mindig így szoktuk",
- "minek kell változtatni";
- "ha ezt ezen túl így kell csinálni, akkor felmondok",
- "ez így sokkal több idő lesz" stb).
A folyamatokban dolgozó kollegák sok esetben már nem látják a ’fától az erdőt’, ezért néha elkerülhetetlen, hogy szakértők felmérjék a jelenlegi helyzetet, és tanácsot adjanak mit, és hogyan lehet fejleszteni, hatékonyabbá tenni.
A folyamatok elemzése során meghatározzuk a lehetséges javaslatokat azok összes negatív és pozitív hatásaival együtt, majd ezek alapján kerül meghatározásra, hogy hova is akarunk eljutni ( 'to be'). Az üzleti folyamatok átszervezésénél konkrét mérőszámokat is meg kell határozni, mivel csakis a mutatók teljesülésének tükrében mondható ki, hogy egy adott üzleti folyamat átalakítása sikeres volt-e.
Fontos azt is elemezni, hogy a célok elérése érdekében szükség van-e valamilyen támogató rendszerre, vagy pedig elég-e hozzá a munkaerő átszervezése. Olyat is láttunk már, hogy az alkalmazott szoftver ( jellemzően ERP) funkcionalitást egyáltalán nem használják ki. Ennek oka lehet akár a nem teljeskörű beállítás, vagy a funkcionalitások ismeretének hiányosságából is. Ez utóbbin viszonylag egyszerűen, egy oktatással lehet segíteni, és a user manual kiegészítésével.
Operatív átvilágítás folyamata és lépései
- Kiinduló helyzet elemzése ('As Is')
- Megvizsgálják a vállalat jelenlegi működési folyamatait és hatékonyságát.
- Azonosítják a potenciális hiányosságokat, ineffektivitásokat és területeket, ahol javításra van szükség.
- Javítási lehetőségek azonosítása és tervezése
- megtalálják a folyamatokban rejlő fejlesztési lehetőségeket.
- Radikális vagy fokozatos változtatásokat terveznek a folyamatok hatékonyabbá tételére.
- Célok meghatározása és implementáció
- Meghatározzák, hogy milyen célokat akarnak elérni az átvilágítás eredményeként ('To Be' állapot).
- Konkrét mérőszámokat állítanak fel a sikeresség mérésére és az új folyamatok hatékonyságának nyomon követésére.
- Átalakítás és további fejlesztés
- Végrehajtják az átalakításokat és optimalizálják a folyamatokat.
- Elemzik az eredményeket, és további fejlesztési lehetőségeket azonosítanak a hatékonyság további növelése érdekében.